Migrare da un gestionale vecchio senza fermare l'azienda

Il gestionale vecchio funziona. Fa quello che deve, lo conoscono tutti, e nessuno ha voglia di toccarlo. Poi arriva il momento in cui il fornitore smette di aggiornarlo, o non gira più sui computer nuovi, o l'unica persona che sapeva metterci le mani è andata in pensione.

A quel punto la migrazione non è più una scelta, ed è il progetto che si affronta peggio di tutti: perché il rischio non è tecnico, è organizzativo. Questa guida spiega le quattro fasi che lo rendono gestibile e la fase che quasi tutti saltano.

Il rischio vero non è perdere i dati

I dati, quasi sempre, si portano. Anche da sistemi vecchissimi si estrae qualcosa: un file, un database, nel peggiore dei casi una serie di stampe da rileggere.

Il rischio vero è un altro: che per due settimane nessuno sappia più dove sta la verità. Qualcuno registra un ordine sul sistema nuovo, qualcun altro lo cerca sul vecchio, un terzo lo scrive su un foglio perché non si fida di nessuno dei due. Da lì i due archivi divergono e riallinearli costa più di tutta la migrazione.

Una migrazione riuscita non si misura dai dati trasferiti. Si misura da quante volte, nel mese del passaggio, qualcuno ha dovuto chiedere «ma questo dov'è?».

Le quattro fasi

Fase 1 — Inventario e pulizia

Prima di spostare qualsiasi cosa bisogna sapere cosa c'è. Quante anagrafiche, quanti duplicati, quanti campi sono stati usati per uno scopo diverso da quello per cui erano nati — la nota che contiene il numero di telefono, il codice cliente che qualcuno usa per segnalare i morosi.

È lavoro che potete fare voi e che pagate caro se lo facciamo noi, perché richiede di sapere cosa significano quei dati. Ed è anche l'occasione buona per buttare: vent'anni di anagrafiche contengono clienti che non esistono più.

Fase 2 — Migrazione di prova

Si migra su una copia e si controlla. Non a occhio: contando. Quante righe c'erano, quante ce ne sono, quanto fa la somma dei saldi prima e dopo, quanti clienti hanno perso l'indirizzo per strada.

Questa prova va rifatta più volte, e ogni volta si scoprono cose. È normale ed è il senso della fase: gli errori vanno trovati adesso, su una copia, non a gennaio sul sistema vero.

Fase 3 — Doppio binario

È la fase che quasi tutti saltano per guadagnare due settimane, ed è quella che evita il disastro. Il sistema nuovo diventa l'unico su cui si scrive; il vecchio resta acceso ma in sola lettura, per consultare quello che serve.

La regola dev'essere una e non negoziabile: da oggi si scrive solo qui. Se una persona continua a registrare sul vecchio «perché fa prima», la migrazione è già fallita e nessuno se ne accorgerà per un mese.

Fase 4 — Spegnimento

Non prima di aver chiuso un periodo contabile completo sul sistema nuovo. Un mese intero, con la sua fatturazione, i suoi incassi e la sua chiusura, fatto senza tornare indietro nemmeno una volta.

Solo allora si spegne il vecchio — e prima di spegnerlo si fa un'estrazione completa e leggibile da conservare. Un archivio che dipende da un software che non esiste più non è un archivio.

Cosa fare dei dati sporchi

Ogni migrazione incontra dati che non tornano, e la tentazione è sempre la stessa: sistemarli durante. È l'errore che allunga i progetti più di ogni altro.

• I duplicati si uniscono prima, sul sistema vecchio, dove chi lavora sa riconoscerli.
• I dati storici incompleti si migrano così come sono, marcandoli. Un cliente del 2009 senza email va bene incompleto: nessuno lo contatterà.
• I campi usati per altro vanno mappati esplicitamente, con una decisione presa da chi li usa. Non si indovina.
• Quello che non serve non si migra. Metà del lavoro di una migrazione è decidere cosa lasciare indietro, e nessuno ha il coraggio di deciderlo.

Quanto tempo e quanto costa

La migrazione pesa tipicamente per il 10-15% di un progetto di sostituzione, ma la variabile non è la quantità dei dati: è quanto sono ordinati e quanto è aperto il sistema di partenza.

• Da un gestionale moderno che esporta in formati standard: giorni.
• Da un sistema chiuso di cui esiste solo il database: settimane, perché va capito prima cosa significa ogni tabella.
• Da un software di cui non c'è più il fornitore e nemmeno la documentazione: si ragiona in mesi, e la parte cara è la ricostruzione del significato dei dati, non lo spostamento.

Nel calcolo del budget complessivo di un progetto la migrazione è una delle voci che si scoprono tardi: ne parliamo insieme alle altre nell'articolo su quanto costa un gestionale su misura.

Gli errori che vediamo più spesso

1. 01Migrare a fine anno. È il periodo peggiore possibile: chiusura, inventari, ferie. Il momento giusto è quello morto del vostro settore, qualunque esso sia.
2. 02Spegnere il vecchio subito per risparmiare un canone. Quel canone costa meno di una settimana di confusione.
3. 03Non nominare un responsabile interno. Una migrazione ha bisogno di qualcuno che decida, dalla vostra parte, e che possa dire «questo campo si butta».
4. 04Formare le persone il giorno del passaggio. Va fatto prima, sul sistema di prova, con i loro dati e i loro casi.
5. 05Promettere che tutto funzionerà uguale. Non funzionerà uguale, e dirlo prima è l'unico modo perché la squadra non si senta presa in giro alla prima differenza.

Domande frequenti

Possiamo migrare solo una parte?

Sì, ed è spesso la scelta migliore: si porta l'anagrafica e l'anno in corso, si lascia lo storico consultabile sul vecchio. Riduce il rischio e accorcia i tempi. La condizione è che lo storico resti davvero leggibile, e non dentro un software che nessuno può più avviare.

Quanto storico conviene portarsi dietro?

Quello che serve a lavorare, più quello che la legge impone di conservare. Nella pratica: tre o cinque anni nel sistema nuovo e il resto in un archivio consultabile. Migrare vent'anni di movimenti per non doverli guardare mai è la voce di costo più inutile di tutta l'operazione.

Il fornitore vecchio è obbligato a darci i dati?

I dati sono vostri e sì, dovete poterli ottenere. Il modo di non trovarsi in questa discussione è chiederlo prima: come si esportano, in che formato, quanto tempo serve. Sono domande che vale la pena fare a chiunque prima di firmare, non a rapporto finito.

Si può migrare senza fermarsi nemmeno un giorno?

Sì, ed è proprio quello che il doppio binario permette. La fermata di un giorno serve solo quando si vuole spegnere tutto insieme, che è la modalità più rischiosa e la meno necessaria.

In sintesi

Quattro fasi: inventario e pulizia, migrazione di prova su una copia, doppio binario con il vecchio in sola lettura, spegnimento dopo una chiusura contabile completa. La terza è quella che tutti tagliano ed è la sola che protegge dal periodo in cui nessuno sa più dove sono i dati.

Se avete un sistema che nessuno vuole toccare e state rimandando, la cosa utile da fare adesso non è scegliere il nuovo: è verificare come escono i dati dal vecchio. Si parte da una conversazione.