Fatturazione elettronica: cosa deve fare il gestionale

La fattura elettronica è obbligatoria per la generalità dei soggetti IVA dal 2019, e a distanza di anni quasi nessuno ha più problemi a emetterla: il commercialista ha dato un portale, oppure c'è un software che funziona. Eppure nelle aziende che visitiamo la fatturazione porta via ancora giornate intere ogni mese.

Il motivo è che il pezzo obbligatorio è stato risolto e i tre pezzi attorno no. Questa guida spiega quali sono, perché costano tanto tempo e cosa deve fare un gestionale per toglierli di mezzo.

Il ciclo, e dove si perde tempo

Guardato per intero, il percorso di una fattura ha quattro momenti. Uno solo è obbligatorio per legge, ed è l'unico che quasi tutti hanno sistemato.

Primo problema: i dati ribattuti

L'ordine esiste già. Il cliente, gli articoli, le quantità, il prezzo concordato, lo sconto: sono tutte informazioni che qualcuno ha inserito quando l'ordine è arrivato. Poi arriva il momento di fatturare e qualcun altro le riscrive in un secondo sistema.

È lavoro doppio e, peggio, è il punto in cui nascono gli errori: un prezzo che non corrisponde, uno sconto dimenticato, una riga in più. Quegli errori tornano indietro come note di credito, telefonate e crediti che non si incassano.

Un gestionale non deve emettere fatture meglio del portale che usate: deve fare in modo che nessuno riscriva a mano quello che il sistema sa già.

Secondo problema: gli scarti che nessuno legge

Il Sistema di Interscambio risponde a ogni fattura con un esito. Se lo scarta, quella fattura non esiste — e il termine per rimandarla corretta è breve.

Nelle aziende dove gli esiti arrivano in una casella di posta che nessuno presidia, gli scarti si scoprono settimane dopo, di solito perché il cliente non ha pagato. Un sistema fatto bene mostra le fatture scartate come un problema aperto, con il motivo tradotto in italiano comprensibile, non come un file XML in un archivio.

• I motivi più frequenti sono banali: codice destinatario sbagliato, partita IVA cessata, dati anagrafici incompleti.
• Sono anche i più facili da prevenire, se l'anagrafica viene validata quando si registra il cliente e non quando si emette la fattura.
• Un controllo alla fonte costa un decimo di una correzione a valle, ed è il tipo di lavoro che si fa una volta sola.

Terzo problema: la riconciliazione

È il passaggio che nessuno automatizza e quello che porta via più ore: capire quali fatture sono state pagate, da chi, e quali no.

Fatto a mano significa aprire l'estratto conto, confrontare importi e date, cercare il bonifico che arriva senza causale o che ne paga tre insieme. Fatto bene significa che gli incassi entrano nel sistema, si abbinano da soli quando l'importo corrisponde e restano in un elenco di cose da guardare solo quando non torna.

Il ritorno non è solo il tempo risparmiato: è sapere, ogni giorno e non ogni tre mesi, chi vi deve dei soldi. È la differenza fra sollecitare a trenta giorni e sollecitare a novanta, e sui crediti quella differenza si vede.

Cosa chiedere a un gestionale, in concreto

1. 01Che la fattura nasca dal documento che c'è già — ordine, commessa, intervento — e non da una schermata vuota.
2. 02Che l'anagrafica del cliente venga validata all'inserimento, non alla trasmissione.
3. 03Che gli esiti dello SDI arrivino dentro il sistema, con gli scarti evidenti e il motivo leggibile.
4. 04Che gli incassi si possano importare e abbinare, anche solo semiautomaticamente.
5. 05Che lo scadenzario esista e sia guardabile da chi si occupa dei crediti, non solo dal commercialista.
6. 06Che le fatture passive siano trattate con la stessa cura di quelle attive: è metà del lavoro e viene sempre dopo.

Nessuno di questi punti richiede di cambiare il canale di trasmissione che già usate: si tratta di collegare i sistemi, non di sostituirli. È il tipo di intervento che descriviamo nella pagina sulle integrazioni fra sistemi, ed è quasi sempre il più veloce a ripagarsi.

Il caso dei corrispettivi, che è diverso

Chi vende al pubblico non emette fattura per ogni vendita ma trasmette i corrispettivi telematici dal registratore di cassa. Il problema si sposta ma non sparisce: se il registratore e il gestionale non si parlano, il magazzino non si scarica e le vendite del giorno vanno ricopiate.

Con i modelli che espongono un'interfaccia il collegamento si fa; con quelli più chiusi resta l'inserimento manuale. È una verifica da fare sul modello che avete, prima di scegliere qualsiasi cosa.

Domande frequenti

Devo cambiare il canale che uso per trasmettere allo SDI?

Quasi mai. Il canale funziona ed è la parte più regolamentata: sostituirlo aggiunge rischio senza aggiungere valore. Quello che conviene cambiare è ciò che sta prima e dopo — da dove arrivano i dati e dove finiscono gli esiti.

Il commercialista ha già un portale: non basta?

Basta per l'adempimento, non per l'azienda. Il portale del commercialista serve a lui: voi non ci trovate lo scadenzario collegato agli ordini, né il magazzino, né lo stato dei crediti aggiornato. Sono due strumenti con scopi diversi e convivono bene, purché i dati passino da uno all'altro senza essere ribattuti.

Quanto costa collegare il gestionale alla fatturazione?

Dipende quasi solo da quanto è aperto il sistema che avete. Con un gestionale che espone un'interfaccia si parla di poche giornate di lavoro; con un software chiuso o molto vecchio la strada è più lunga e vale la pena valutare se convenga sostituirlo. La verifica si fa in poche ore.

Vale anche per chi fattura poco?

Il beneficio cresce con il volume, ma la riconciliazione conviene anche a chi emette venti fatture al mese: non per le ore risparmiate, per sapere chi non ha pagato senza doverci pensare.

In sintesi

Emettere la fattura elettronica è un problema risolto da anni. Quello che è rimasto manuale quasi ovunque è ciò che le sta intorno: i dati riscritti da un sistema all'altro, gli scarti dello SDI che nessuno presidia e la riconciliazione fatta a occhio a fine mese.

Sono tre problemi di collegamento, non di adempimento, e si risolvono senza toccare il canale di trasmissione. Se volete capire quanto tempo vi costano davvero, contateli per un mese: si parte da una conversazione.