Come scegliere una software house

Scegliere una software house è una decisione che si prende una volta e si porta per anni: il software che ne esce lo userete ogni giorno, e cambiarlo costa più che sceglierlo bene.

Il problema è che tutte le società si presentano allo stesso modo. Stessi termini, stessi loghi dei clienti, stesse promesse. Questa guida serve a distinguere, e comincia dalla parte che nessun fornitore scrive volentieri: quando non serve rivolgersi a una software house.

Prima di tutto: vi serve davvero?

Ci sono tre situazioni in cui la risposta giusta è un'altra, e riconoscerle subito vi risparmia mesi.

• Il vostro processo è identico a quello di mille aziende del settore. Se fate quello che fanno tutti nel modo in cui lo fanno tutti, un prodotto già pronto costa una frazione e funziona lunedì. Il su misura serve dove avete regole vostre, non dove ne avete di comuni.
• Il problema vero è organizzativo. Un processo confuso, digitalizzato, resta confuso — solo più veloce e con più schermate. Se in azienda nessuno sa dire chi decide cosa, il software non lo deciderà al posto vostro.
• Nessuno da voi può dedicare tempo al progetto. Il software su misura richiede decisioni vostre ogni settimana. Senza una persona che risponde, il progetto si ferma e la colpa sembrerà del fornitore.

Esiste anche una via di mezzo che quasi nessuno propone perché rende meno: una piattaforma già costruita per un mestiere preciso, da configurare invece che da progettare. Le nostre stanno nella pagina delle piattaforme pronte all'uso, una per settore, e ognuna dice anche quando non fa per voi.

I tre tipi di fornitore, e cosa rischiate con ciascuno

Il singolo sviluppatore

Costa meno, capisce in fretta e vi risponde al telefono. Il rischio non è la competenza: è la continuità. Una persona sola si ammala, cambia lavoro, prende un cliente più grande. Se quella persona è l'unica che conosce il vostro sistema, avete un fornitore e un punto di rottura nella stessa persona.

Funziona bene per progetti piccoli e delimitati, o quando avete già internamente qualcuno che sappia leggere il codice.

La software house strutturata

Più persone, un metodo, qualcuno che risponde quando chi ha scritto il codice è in ferie. Il rischio qui è opposto: che finiate in fondo alla fila. Una società con venti clienti ha venti urgenze, e la vostra vale quanto pesa.

È la scelta naturale per un sistema con cui lavorerete tutti i giorni per anni, e la fascia in cui rientra la maggior parte dei progetti gestionali seri.

Il grande system integrator

Processi solidi, certificazioni, capacità di reggere progetti complessi. Il rischio è la distanza: le decisioni passano per più livelli, ogni variazione diventa una pratica, e il costo dei passaggi interni lo pagate voi. Ha senso quando il progetto è grande davvero, e quando dovete rispondere a requisiti di conformità stringenti.

La domanda utile non è «qual è il migliore». È «di quale rischio posso occuparmi io» — perché uno dei tre lo prenderete comunque.

Le domande da fare, e come suona una buona risposta

1. Il codice è nostro?

Deve essere sì, e deve essere scritto nel contratto. Se la risposta è lunga, o comincia con «dipende da come lo intende», è già la risposta. Attenzione alla differenza fra proprietà del codice e accesso al codice: poterlo vedere non significa poterlo portare via.

Su questo abbiamo scritto un pezzo apposta, con le clausole precise da cercare: la proprietà del codice, cosa chiedere.

2. Chi lavora davvero al progetto?

Alle riunioni commerciali vengono i migliori. La domanda è chi scriverà il codice, quante altre cose sta seguendo quella persona, e se cambierà a metà. Una risposta onesta contiene dei nomi e un numero.

3. Cosa succede quando finisce?

Il rilascio non è la fine: il primo anno dopo costa in genere fra il 15% e il 20% del progetto, fra correzioni, aggiunte emerse dall'uso reale e aggiornamenti di sicurezza. Un preventivo che non lo dice non è più economico, è incompleto. Chiedete cosa comprende l'assistenza, con che tempi di risposta e a che prezzo dopo il primo anno.

4. Come si gestisce quello che non era previsto?

Succederà. La domanda è se esiste un modo concordato — una stima scritta prima di procedere, un tetto, una cadenza — o se ogni richiesta diventa una trattativa. È il punto in cui i rapporti si rompono più spesso, e si risolve prima di firmare o non si risolve.

5. Dove stanno i nostri dati?

Su quali server, in quale paese, con quali backup e con quale tempo di ripristino provato. «Sul cloud» non è una risposta. Se avete clienti in settori regolati, questa domanda ve la faranno a vostra volta.

6. Come si esce?

Chiedetelo esplicitamente, anche se suona scortese: cosa vi viene consegnato il giorno in cui decidete di cambiare fornitore. Il codice, la documentazione, i dati in un formato leggibile, le credenziali dei servizi. Un fornitore sereno risponde in trenta secondi. Chi si irrigidisce vi ha appena detto qualcosa di importante.

7. Avete fatto qualcosa di simile?

Non nel vostro settore necessariamente — nel vostro tipo di problema. Chi ha già integrato un gestionale con la fatturazione elettronica sa dove sono le trappole, che l'abbia fatto per un'officina o per uno studio dentistico. Chiedete di parlare con quel cliente.

I segnali per cui vale la pena fermarsi

• Un preventivo che arriva in due giorni senza domande. Se nessuno vi ha chiesto come lavorate, quello che state comprando è stato immaginato, non progettato.
• Un prezzo molto più basso degli altri a parità di descrizione. Quasi sempre esclude l'analisi, la migrazione dei dati o la formazione, e la differenza salta fuori a metà progetto quando cambiare fornitore costa il doppio.
• Nessuna domanda sui vostri sistemi attuali. Il software nuovo dovrà parlare con quelli vecchi: chi non chiede quali sono non ha ancora pensato al problema.
• Tempi che coincidono esattamente con quello che avete chiesto. Se avete detto «ci serve per novembre» e il piano dice novembre senza una discussione, il piano è una cortesia.
• Riluttanza a mettere per iscritto ciò che è stato detto a voce. Tutto quello che conta va nel contratto o nel documento di perimetro, incluse le cose ovvie.

Come si confrontano due preventivi diversi

Due preventivi per lo stesso progetto possono differire del triplo, e quasi sempre è perché descrivono progetti diversi. Il confronto ha senso solo a parità di perimetro scritto.

1. 01Mettete su una riga sola le voci che compaiono in uno e non nell'altro: analisi, migrazione dati, formazione, assistenza, ambienti di collaudo.
2. 02Chiedete a entrambi di quotare la stessa lista. Chi si rifiuta vi sta dicendo che il suo numero non regge il confronto.
3. 03Guardate la ripartizione interna, non solo il totale. In un progetto sano circa un quarto va in analisi e disegno prima del codice, e quasi un terzo in migrazione, collaudo e formazione dopo.
4. 04Aggiungete il primo anno di esercizio a entrambi. È la voce che ribalta più spesso la classifica.

Le fasce di prezzo reali, con i numeri e la ripartizione del budget, stanno in quanto costa un gestionale su misura.

La prova che costa poco e dice molto

Prima di affidare un progetto intero, affidatene un pezzo: un modulo piccolo, un'integrazione, una schermata che vi serve comunque. Costa qualche migliaio di euro e vi mostra le tre cose che nessun colloquio rivela — come scrivono, quanto rispettano i tempi su una cosa piccola, e come si comportano quando qualcosa va storto.

È il modo meno costoso di scoprire un fornitore sbagliato, e l'unico che funziona davvero.

Domande frequenti

Meglio una software house vicina o va bene a distanza?

La distanza conta molto meno della frequenza. Un fornitore a duecento chilometri che vi parla ogni settimana funziona meglio di uno in città che si fa vivo ogni tre. Quello che serve davvero di persona sono due momenti: l'analisi iniziale, dove bisogna vedere come lavorate, e la formazione.

Quanto deve durare il contratto di assistenza?

Un anno rinnovabile è ragionevole. Diffidate dei vincoli lunghi con penali di uscita: se il servizio è buono non servono, e se non lo è servono solo al fornitore.

Devo chiedere un capitolato dettagliato prima di scegliere?

Non un capitolato tecnico, che è lavoro del fornitore. Serve però che voi sappiate descrivere il problema: quale processo vi costa più tempo oggi, con quali sistemi dovrebbe parlare, quante persone lo userebbero. Con quelle tre cose qualunque fornitore serio vi dà un ordine di grandezza.

Posso far coesistere due fornitori?

Sì, e a volte conviene: uno per il gestionale, uno per il sito o l'e-commerce. La condizione è che sia chiaro di chi è l'integrazione fra i due, per iscritto. Senza quello, ogni problema al confine diventa una discussione fra loro con voi in mezzo.

E se ho già un fornitore e non funziona?

Prima di cambiare, verificate di avere accesso al codice e ai dati. Un cambio fatto senza quelle due cose non è un cambio, è ricominciare. Se ci sono, il passaggio si può fare per gradi, tenendo il sistema in funzione.

In sintesi

La scelta si gioca su tre cose che si verificano prima di firmare: che il codice e i dati siano vostri per contratto, che sappiate chi lavorerà davvero al progetto, e che esista un modo concordato di gestire quello che non era previsto. Il resto — tecnologie, certificazioni, portfolio — conta meno di quanto sembri.

Se volete mettere alla prova le domande di questa guida su un caso vero, funzionano anche con noi. Si parte da una conversazione, oppure da un preventivo se avete già le idee chiare.