Software per la logistica e la gestione flotte

Chi gestisce mezzi e consegne arriva quasi sempre con la stessa richiesta: «vorremmo vedere dove sono i camion su una mappa». È la funzione più facile da immaginare e la meno utile da avere per prima.

Una mappa mostra dei puntini. Quello che serve per lavorare è sapere quanto è costato quel viaggio, se la consegna è stata firmata, quando scade la revisione di quel mezzo e perché il margine su quel cliente è sceso. Questa guida dice cosa costruire, in che ordine, e cosa conviene comprare già fatto.

Cosa deve fare davvero un software per la logistica

Al netto dei nomi commerciali, i problemi che risolve sono cinque, e ognuno costa soldi veri quando non è risolto.

• Sapere dove sono i mezzi e in che stato. Non per curiosità: per rispondere al cliente che chiama senza mettere in attesa e chiamare l'autista.
• Sapere quanto costa un viaggio. Carburante, pedaggi, ore dell'autista, ammortamento del mezzo. Senza questo dato il prezzo al cliente è un'ipotesi.
• Avere la prova della consegna. Firma, foto, orario, chi ha ritirato. È la differenza fra una contestazione che si chiude in due minuti e una che si chiude in due mesi.
• Non farsi sorprendere dalle scadenze. Revisioni, assicurazioni, tachigrafi, patenti e carte di qualificazione: un mezzo fermo per una scadenza dimenticata costa più di tutto il software.
• Rispettare i tempi di guida e riposo. Non è una funzione accessoria: è l'area in cui un foglio di calcolo non è disordinato, è rischioso.

Il foglio di calcolo regge fino a otto o dieci mezzi. Da lì in poi non è più un archivio: è una persona che passa metà giornata a tenerlo insieme.

L'ordine in cui si costruisce

1. Mezzi e autisti

L'anagrafica, con tutti i documenti e le scadenze attaccati. Sembra la parte noiosa ed è quella che produce il primo risultato visibile: gli avvisi automatici prima che un documento scada.

2. Il viaggio come documento unico

È il pezzo centrale. Un viaggio deve essere una cosa sola che tiene insieme mezzo, autista, tappe, merce, tempi e costi. Finché queste informazioni stanno in posti diversi, ogni domanda richiede di rimetterle insieme a mano.

3. La prova di consegna

Firma sul telefono, foto, geolocalizzazione e orario, agganciati al viaggio. È la funzione che gli autisti accettano più volentieri, perché toglie loro le telefonate. Va fatta pensando a chi la userà con i guanti, sotto la pioggia, con una barra di segnale.

4. I costi per viaggio

Qui il software smette di essere un archivio e comincia a far guadagnare. Quando ogni viaggio porta il suo costo, si scopre quali clienti e quali tratte rendono davvero — e quasi sempre non sono quelli che si pensava.

5. Le scadenze e la manutenzione

Programmata sui chilometri o sulle ore, non sul calendario. Un mezzo che va in officina quando serve costa meno di uno che ci va quando si rompe, e molto meno di uno fermo in un giorno di punta.

6. Solo adesso: la mappa e il portale del cliente

Con i primi cinque punti in piedi, la mappa in tempo reale mostra informazioni vere e il portale dà al cliente qualcosa che regge. Fatti per primi, mostrano dati che nessuno ha ancora il tempo di tenere aggiornati, e il progetto muore lì.

Comprare, costruire, o mettere insieme le due cose

La piattaforma di telematica in abbonamento

Scatole nei mezzi, dati di posizione e consumi, una piattaforma già pronta. Costa poche decine di euro al mese per mezzo e si accende in fretta. Il limite è che conosce i mezzi e non conosce il vostro lavoro: le tariffe, le regole con i clienti storici, il modo in cui calcolate un extra.

Il gestionale su misura

Conosce il vostro lavoro esattamente. Costa di più e richiede tempo vostro, e sarebbe uno spreco usarlo per rifare la parte che la telematica fa già bene — leggere i chilometri e i consumi da una centralina non è un problema che valga la pena risolvere di nuovo.

L'ibrido, che è quasi sempre la risposta giusta

La telematica per i dati che vengono dai mezzi, un software vostro per i processi che vengono dalla vostra azienda, e un collegamento fra i due. Costa meno del su misura completo e fa cose che la sola piattaforma in abbonamento non farà mai, perché nessun fornitore scriverà le vostre regole di prezzo dentro il suo prodotto.

È il ragionamento che facciamo nella pagina sulle integrazioni e le API: la domanda non è comprare o costruire, è dove passa la linea fra le due cose.

La parte normativa che cambia le priorità

Nel trasporto conto terzi i tempi di guida e riposo sono regolati, il tachigrafo digitale registra, e i dati vanno scaricati e conservati con una periodicità precisa. Un sistema che non li tiene non vi sta solo complicando la vita: vi sta lasciando scoperti in caso di controllo.

Ha una conseguenza pratica sull'ordine dei lavori. Lo scarico e l'archiviazione dei dati del tachigrafo, con gli avvisi sulle scadenze, vanno messi presto — prima di funzioni più appariscenti — perché sono la parte che, mancando, costa sanzioni invece che tempo.

Vale un discorso simile a quello che abbiamo fatto per il noleggio con conducente in come creare un'app per taxi e NCC: in un settore regolato, la conformità non è una funzione in più, è un vincolo sul disegno.

Gli errori che si pagano

• L'app dell'autista fatta come un gestionale in miniatura. Chi guida ha bisogno di tre pulsanti grandi e di una cosa che funzioni senza rete, non di un menu con dodici voci.
• Nessuna modalità offline. In galleria, nei magazzini interrati e in mezza montagna italiana la connessione non c'è. Se l'app perde la firma raccolta, gli autisti smettono di usarla in una settimana.
• I costi inseriti a fine mese. Un costo che arriva trenta giorni dopo il viaggio serve alla contabilità e non serve a decidere. Va agganciato al viaggio quando succede.
• Comprare il numero di licenze del picco. La flotta varia: meglio un contratto che segue i mezzi attivi, altrimenti pagate d'inverno la stagione estiva.
• Ignorare chi carica i dati. Se qualcuno in ufficio deve reinserire a mano quello che l'autista ha già scritto, il sistema ha appena creato un lavoro invece di toglierlo.

Quanto costa e in quanto tempo

Un primo blocco utile — anagrafiche, viaggi, prova di consegna sul telefono e scadenze — sta di norma fra i 25.000 e i 45.000 euro, e si mette in strada in tre o quattro mesi. Aggiungendo i costi per viaggio, l'integrazione con la telematica e la contabilità si sale verso la fascia dei 60-90.000, con tempi che vanno dai sei agli otto mesi.

La cosa che conviene fare comunque, a prescindere dalla fascia, è mandare in strada la parte per gli autisti prima del resto. È l'unica che si può provare davvero solo usandola, ed è quella che, se sbagliata, fa fallire tutto il progetto per rifiuto.

Le fasce e la ripartizione del budget valgono come per gli altri progetti: le trovate spiegate in quanto costa un gestionale su misura. Vale anche la pena controllare l'archivio dei bandi: la digitalizzazione dei processi logistici rientra spesso fra le spese finanziabili.

Domande frequenti

Ho otto mezzi: mi serve un software o basta un foglio di calcolo?

Con otto mezzi il foglio di calcolo regge ancora, ma il segnale da guardare non è il numero dei mezzi: è quante volte al giorno qualcuno telefona a un autista per sapere una cosa che dovrebbe essere scritta. Se succede più di tre o quattro volte, state già pagando il software in ore di lavoro.

Le scatole nere sui mezzi le devo comprare per forza?

No, e in molti casi si parte senza. La posizione si può prendere dal telefono dell'autista finché serve solo a sapere dov'è il viaggio. Le scatole diventano utili quando volete i consumi reali e lo stile di guida, cioè quando il tema passa dal sapere al risparmiare.

Gli autisti useranno un'app nuova?

Se toglie loro lavoro, sì. Se lo aggiunge, no, e nessuna circolare cambierà la cosa. La prova da fare è semplice: se l'app fa ricevere meno telefonate durante il giro, viene adottata da sola.

Si può collegare al gestionale che abbiamo già?

Quasi sempre sì, e conviene: la fatturazione e la contabilità non vanno rifatte, vanno collegate. La domanda da fare al fornitore attuale è se esiste un'interfaccia documentata. Se non c'è, il collegamento si costruisce lo stesso, ma va messo a preventivo.

Quanto tempo serve alle persone per abituarsi?

Per gli autisti, un giro. Per l'ufficio, due o tre settimane, ed è il periodo in cui serve tenere il vecchio metodo in parallelo. Toglierlo il primo giorno è l'errore che fa sembrare il sistema peggiore di quello che è.

In sintesi

Un software per la logistica si costruisce dal basso: anagrafiche, viaggio come documento unico, prova di consegna, costi, scadenze, e solo alla fine la mappa e il portale del cliente. La strada che funziona quasi sempre è mettere insieme una telematica già pronta per i dati dei mezzi e un software vostro per i processi che sono vostri.

Se volete un ordine di grandezza sul vostro caso bastano tre numeri: quanti mezzi, quante consegne al giorno e con quali sistemi il tutto dovrebbe parlare. Si parte da una conversazione.