Come digitalizzare uno studio professionale

Uno studio professionale che decide di digitalizzarsi comincia quasi sempre dalla fatturazione, perché è l'unica cosa che ha una scadenza. È anche il motivo per cui, tre mesi dopo, il progetto è fermo e la sensazione diffusa è che «il software non funziona».

Il software funziona: è l'ordine a essere sbagliato. Questa guida propone la sequenza che vediamo riuscire, spiega perché ogni passo deve stare in piedi da solo e cosa succede quando se ne salta uno.

L'ordine che funziona

La regola sotto la sequenza è una sola: ogni passo deve dare un beneficio visibile entro poche settimane, senza dipendere da quello dopo. Un progetto che rende solo alla fine non arriva alla fine.

1. L'agenda

Una sola, condivisa, con i promemoria automatici ai clienti. È il passo con il ritorno più rapido di tutti: le mancate presenze calano subito e il telefono squilla meno.

Sembra il meno importante e non lo è: è quello che fa capire alle persone dello studio che il cambiamento gli semplifica la giornata invece di aggiungere lavoro. Senza quella convinzione, i passi successivi trovano resistenza.

2. L'anagrafica

Un solo posto dove sta il cliente, con lo storico di quello che avete fatto per lui. Finché l'anagrafica vive in tre posti — il gestionale, la rubrica del telefono, un foglio di calcolo — ogni cosa che aggiungete moltiplica il lavoro invece di ridurlo.

È anche il passo più noioso, perché comincia con la pulizia dei duplicati. Va fatto adesso, quando i dati sono pochi rispetto a quanti saranno.

3. I documenti

Fine dei file sparsi su cinque computer: un documento appartiene a una pratica, e chi può vederlo è una regola scritta e non una consuetudine.

La domanda che dice se questo passo serve: quanto ci mette una persona nuova a trovare l'ultimo documento mandato a un cliente due anni fa? Se la risposta è «dipende da chi c'è», il problema è qui.

4. La fatturazione collegata

Adesso, non prima. La fattura nasce dalla pratica che esiste già, con i dati del cliente che sono in un posto solo e i documenti collegati. Fatta a questo punto toglie ore; fatta per prima, aggiunge un sistema in più da tenere allineato a mano.

5. Il portale del cliente

Per ultimo, e solo se i primi quattro funzionano. Un'area dove il cliente carica quello che serve e vede a che punto è la sua pratica è la funzione che genera più gratitudine — e che espone il disordine interno se il disordine c'è ancora.

Cosa cambia a seconda del mestiere

La sequenza è la stessa, quello che cambia è dove sta il valore più grande.

• Per un commercialista il collo di bottiglia è quasi sempre il punto 5: il tempo non si perde nel fare il lavoro, si perde nel rincorrere i clienti che devono mandare i documenti.
• Per un avvocato pesa il punto 3, perché il fascicolo è il lavoro, e il punto 1 nella variante scadenze: i termini sono la cosa che non si può sbagliare.
• Per uno studio medico o odontoiatrico il valore è concentrato sul punto 1 — agenda e promemoria — e sui requisiti di trattamento dei dati, che vanno progettati fin dall'inizio.
• Per un consulente o uno studio tecnico il punto 2 e il punto 4 valgono più degli altri, perché la fatturazione a stato avanzamento è quella che porta via più tempo.

Per molti di questi mestieri esiste una piattaforma già costruita che conosce le regole del settore — la ricetta elettronica, i termini processuali, lo scadenzario fiscale — e che costa una frazione di un progetto su misura. Sono nella pagina delle piattaforme pronte all'uso, una per mestiere.

Gli errori che fermano i progetti

1. 01Comprare tutto insieme. Un sistema che copre cinque aree si configura per mesi prima di dare un beneficio, e nel frattempo l'entusiasmo finisce.
2. 02Digitalizzare un processo confuso. Il software lo rende più veloce, non più chiaro: se oggi nessuno sa chi fa cosa, dopo lo sapranno ancora meno.
3. 03Non decidere chi comanda il progetto. Serve una persona dello studio che possa dire «da lunedì si fa così», e che abbia il tempo per farlo.
4. 04Tenere il vecchio sistema «per sicurezza». Due sistemi paralleli significano zero sistemi affidabili.
5. 05Formare tutti in una mattinata. La formazione utile è breve, ripetuta e sui casi veri, non un corso.

Quanto costa, realisticamente

Per uno studio di due o tre persone si parte da poche centinaia di euro l'anno con prodotti in abbonamento, e la voce più grande non è il software: è il tempo per mettere ordine nei dati.

Per uno studio strutturato, con più professionisti e una segreteria, una piattaforma verticale configurata sul vostro modo di lavorare costa qualche migliaio di euro una tantum più il canone. Il su misura ha senso solo quando il modo di lavorare è davvero vostro e nessun prodotto lo prevede.

Vale la pena verificare anche se un bando può coprirne una parte: diverse misure regionali ammettono esplicitamente i liberi professionisti, e le teniamo aggiornate nell'archivio dei bandi con la data dell'ultima verifica in chiaro.

Domande frequenti

Da dove comincio se ho poco tempo?

Dall'agenda con i promemoria automatici. È il passo che richiede meno lavoro di preparazione e produce un risultato misurabile nel primo mese. Se non riuscite a fare nemmeno quello, il problema non è il software.

Quanto ci vuole in tutto?

Per uno studio piccolo, i cinque passi si affrontano nell'arco di sei-dodici mesi, uno alla volta. Fatti tutti insieme richiederebbero meno tempo sulla carta e più nella realtà, perché nessuno riesce a cambiare cinque abitudini in una volta.

I collaboratori si opporranno?

Alcuni sì, e quasi sempre per una ragione legittima: temono di dover fare lavoro in più per un vantaggio che è di qualcun altro. La sequenza serve anche a questo — il primo passo dà un beneficio a chi lavora, non alla direzione.

Meglio un prodotto per ogni cosa o un sistema solo?

Un sistema solo, se copre bene i primi tre passi. Prodotti separati funzionano finché non devono parlarsi, e il momento in cui devono parlarsi arriva sempre — di solito al punto 4.

In sintesi

Agenda, anagrafica, documenti, fatturazione, portale del cliente: in quest'ordine, uno alla volta, con ogni passo che deve stare in piedi da solo. Partire dalla fatturazione è l'errore più comune e il più costoso, perché è l'unico passo che senza i tre precedenti aggiunge lavoro invece di toglierlo.

Se volete capire da quale passo conviene partire nel vostro caso, la domanda è una sola: cosa vi fa perdere più tempo in una settimana normale. Si parte da una conversazione.