Come creare un'app di prenotazioni per la tua attività

«Vorrei un'app dove i clienti prenotano» è una delle richieste che riceviamo più spesso, ed è quella che nasconde più progetti diversi. Dietro la stessa frase c'è chi ha bisogno di smettere di rispondere al telefono e chi ha bisogno di far quadrare quattro operatrici, tre cabine e due macchinari: il primo può risolvere in una settimana, il secondo no.

Questa guida spiega dove passa la linea fra le due cose, quanto costano le soluzioni possibili e qual è la funzione che ripaga per prima — che non è quella che tutti immaginano.

Dove passa la linea

Le prime tre righe le fa qualunque calendario online, e per molte attività bastano davvero: slot, promemoria, prenotazione dal telefono del cliente. Se il vostro lavoro è una persona che riceve un cliente per volta, un prodotto pronto costa poche decine di euro al mese e risolve.

Dalla quarta riga in poi il calendario smette di funzionare, e non per una questione di funzioni mancanti ma per un problema di modello: un calendario prenota persone, e voi dovete prenotare anche cose.

Un trattamento che occupa il laser per quaranta minuti blocca il laser, non solo l'operatrice. È la ragione per cui le agende generiche si ingolfano in ogni centro estetico appena cresce.

La funzione che ripaga per prima

Non è la prenotazione online. È il promemoria automatico, ed è quasi sempre la sola voce che si ripaga da sola nel primo trimestre.

Le mancate presenze sono il costo silenzioso di ogni attività su appuntamento: uno slot vuoto non si recupera, e la persona che non si è presentata quasi mai lo ha fatto apposta. Se ne è dimenticata. Un messaggio il giorno prima riduce il fenomeno in modo che si vede nel fatturato del mese, non in una statistica.

Subito dopo viene la lista d'attesa: senza, i posti liberati all'ultimo momento restano vuoti. Con, si riempiono da soli mentre voi lavorate.

Le tre strade, e quanto costano

Prodotto pronto in abbonamento

Decine di euro al mese, online in giorni. Ha senso per chi prenota persone e basta, e per chi vuole capire se i clienti prenotano davvero online prima di investire. Il limite arriva quando servono regole vostre: pacchetti, penali diverse per tipo di servizio, risorse condivise fra sedi.

Piattaforma verticale del vostro mestiere

Un sistema costruito per il vostro settore conosce già le regole che a un prodotto generico dovreste spiegare. Costa più di un abbonamento generalista e molto meno di un progetto su misura, e parte con il mestiere già dentro.

Su misura

Ha senso quando il modo in cui prenotate è parte di come vendete: turni complessi, prezzi dinamici, disponibilità che dipende da più risorse insieme, integrazione con un gestionale che già usate. Si parla di decine di migliaia di euro e di due o tre mesi per la prima versione utile.

La strada di mezzo è quella che consigliamo più spesso, e per sei dei nostri quindici verticali il sistema di prenotazione è il cuore del prodotto: centri estetici, palestre, studi medici e nutrizionisti hanno regole diverse fra loro che nessun calendario generico prevede.

App o sito? Quasi sempre il sito

È la domanda che segue immediatamente, e la risposta delude: per prenotare, quasi sempre basta un sito che funzioni bene da telefono. Nessuno installa un'applicazione per fissare un appuntamento dal parrucchiere una volta.

L'app ha senso in due casi. Per i clienti abituali, quelli che prenotano ogni settimana, perché le notifiche e il riordino in due tocchi cambiano l'abitudine. E per chi lavora: l'operatore che vede l'agenda dal telefono, sposta un appuntamento fra un cliente e l'altro e non deve tornare al banco.

Le cose che si scoprono dopo, e che vanno decise prima

• Chi può disdire, entro quando, e cosa succede se non lo fa. Senza una regola scritta nel sistema, la regola la decide chi è al telefono in quel momento.
• La caparra. È lo strumento più efficace contro le mancate presenze e il più delicato da introdurre: cambia il rapporto con il cliente e va spiegato bene.
• Le sovrapposizioni volute. In molti mestieri due appuntamenti si sovrappongono di proposito — la tinta che riposa, il paziente in sala — e un sistema che lo vieta è inutilizzabile.
• Chi vede cosa. In uno studio con più professionisti, l'accesso all'agenda altrui è una scelta, non un'impostazione predefinita.
• Cosa succede quando salta la connessione. Se il sistema è l'unico posto in cui esiste l'agenda, serve un modo di lavorare anche senza.

Domande frequenti

Quanto costa un sistema di prenotazioni?

Un prodotto in abbonamento sta sulle decine di euro al mese. Una piattaforma verticale configurata sul vostro mestiere costa qualche migliaio di euro una tantum più il canone. Un sistema su misura parte dalle decine di migliaia. La differenza non è la qualità: è quante delle vostre regole il sistema deve conoscere.

Si collega al mio gestionale?

Dipende da cosa espone il gestionale. Con i sistemi che hanno un'interfaccia il collegamento si fa e le prenotazioni diventano righe di lavoro; con quelli chiusi resta l'inserimento manuale. È la verifica da fare prima di scegliere, non dopo.

I clienti anziani prenoteranno online?

Alcuni sì e altri no, e il sistema serve lo stesso: il valore non è togliere il telefono, è che chi risponde al telefono scriva su un'agenda sola invece che su tre. La prenotazione online è un canale in più, non un sostituto obbligatorio.

Quanto tempo serve per partire?

Con un prodotto pronto, giorni. Con una piattaforma verticale, poche settimane, di cui la maggior parte serve a configurare orari, servizi e regole reali. Su misura, due o tre mesi per la prima versione utile.

In sintesi

Se prenotate solo persone e nessuno si lamenta, un calendario in abbonamento risolve e non serve altro. Se prenotate anche cabine, macchinari o sale, se vendete pacchetti o se le disdette sono un problema, allora quello che vi serve non è un'agenda: è un gestionale che sa anche prenotare.

In entrambi i casi la prima cosa da attivare è il promemoria automatico: è la funzione che si ripaga prima di tutte. Se volete capire in quale dei due casi siete, si parte da una conversazione.