Quanto costa un gestionale su misura

«Dipende» è la risposta più onesta e la più inutile. Dipende davvero, ma esistono fasce di prezzo riconoscibili, e chi chiede quanto costa un gestionale su misura ha diritto a un ordine di grandezza prima di prenotare una riunione.

Questa guida dice le cifre, spiega come si divide il budget dentro un progetto e nomina la voce che quasi nessun preventivo mette per iscritto. È scritta per chi deve decidere se ha senso, non per chi deve firmare oggi.

Le tre fasce, con i numeri

La variabile che sposta il prezzo non è il numero di schermate: è quante regole vostre il software deve conoscere e con quanti sistemi esistenti deve parlare.

Da 15.000 a 30.000 euro — un processo, fatto bene

Un'area sola: la gestione degli ordini, le commesse, le pratiche, il magazzino. Sostituisce fogli di calcolo e scambi via mail, ha pochi utenti e una o due integrazioni. È il progetto più frequente e quello con il ritorno più leggibile, perché il processo che risolve lo conoscete già a memoria.

Da 40.000 a 90.000 euro — il sistema con cui si lavora

Più aree collegate fra loro, ruoli diversi con permessi diversi, integrazione con la contabilità o con la fatturazione elettronica, migrazione di anni di dati. È la fascia in cui rientra la maggior parte dei gestionali che sostituiscono davvero un software esistente.

Oltre i 100.000 euro — quando il software è il prodotto

Multi-sede o multi-azienda, portale per i clienti, app per chi lavora fuori, automazioni e componenti di intelligenza artificiale, requisiti di conformità stringenti. Qui il gestionale non serve solo a lavorare meglio: è parte di come l'azienda vende.

Un preventivo che sta sotto i diecimila euro per un gestionale multi-utente non è un affare: è un progetto che qualcuno ha capito male, e lo scoprirete a metà.

Dove vanno i soldi, dentro il progetto

La ripartizione sorprende quasi sempre, perché la parte che si immagina più grande non lo è.

Un quarto del budget se ne va prima che esista una riga di codice: capire come lavorate davvero, non come pensate di lavorare, e disegnare le schermate su quello. È la fase che i clienti chiedono più spesso di tagliare, ed è quella che determina se tutto il resto serve a qualcosa.

L'altra sorpresa sta in fondo: quasi un terzo va in migrazione dei dati, collaudo e formazione delle persone. Sono le settimane in cui il software passa dall'essere finito all'essere usato, e sono quelle in cui i progetti si arenano — non perché il codice non funzioni, ma perché nessuno ha previsto il tempo per portarci dentro l'azienda.

La voce che manca in quasi tutti i preventivi

Il primo anno dopo il rilascio costa in genere fra il 15% e il 20% del progetto: correzioni, piccole aggiunte che emergono dall'uso reale, aggiornamenti di sicurezza, adeguamenti normativi. Non è manutenzione nel senso di riparare guasti: è il costo di avere un sistema vivo.

Un preventivo che non lo dice non è più economico. È incompleto, e la differenza salterà fuori al primo mese in cui servirà qualcosa e non ci sarà un accordo che lo copra.

Nella pagina sullo sviluppo di software su misura scriviamo la stessa cosa in modo più asciutto, insieme a come strutturiamo i pagamenti per fasi invece che a percentuali fisse.

Cosa fa salire il prezzo più di quanto sembri

• Le eccezioni. «Tranne quando il cliente è storico», «tranne a fine mese», «tranne per quel fornitore»: ogni eccezione è una regola in più da scrivere, provare e mantenere.
• Le integrazioni con sistemi chiusi. Se il software con cui dovete parlare non espone un'interfaccia, il collegamento si costruisce di traverso e costa il triplo.
• I dati vecchi sporchi. Migrare vent'anni di anagrafiche con duplicati e campi usati per scopi diversi richiede più lavoro della funzione che li userà.
• Le approvazioni lente dalla vostra parte. È il fattore che allunga i progetti più di qualunque difficoltà tecnica, e non compare in nessun preventivo.

Come si abbassa, senza rovinare il progetto

1. 01Partite da un processo solo, quello che oggi costa più tempo. Un sistema che risolve una cosa e viene usato vale più di uno che le prevede tutte e resta fermo.
2. 02Comprate quello che esiste già. Contabilità, fatturazione elettronica e paghe non vanno riscritti: vanno collegati.
3. 03Rimandate le funzioni che nessuno sa ancora descrivere. Se una cosa non si riesce a spiegare in due frasi, non è pronta per essere costruita.
4. 04Pulite i dati prima, non durante. È lavoro che potete fare voi e che paghereste caro se lo facessimo noi.
5. 05Verificate se un bando può coprirne una parte: quasi sempre ce n'è uno che finanzia esattamente questo tipo di investimento.

Su quest'ultimo punto teniamo aggiornato un archivio dei bandi con la data dell'ultima verifica in chiaro, e ogni scheda dice quali progetti finanzia davvero.

Quando un gestionale su misura non conviene

Ci sono casi in cui la risposta giusta è non farlo, e vale la pena dirli prima di un preventivo.

• Se il vostro processo è identico a quello di mille altre aziende del settore, un prodotto già pronto costa meno e funziona subito.
• Se non avete nessuno che possa dedicare tempo al progetto, il software su misura fallisce: richiede decisioni vostre, ogni settimana.
• Se il problema vero è organizzativo, il software lo rende solo più veloce. Un processo confuso digitalizzato resta confuso.

Per molti mestieri esiste una terza strada che costa una frazione: una piattaforma verticale già costruita per quel lavoro, da configurare invece che da progettare. Le nostre stanno nella pagina delle piattaforme pronte all'uso, una per settore, e ognuna dice anche quando non fa per voi.

Domande frequenti

Perché due preventivi per lo stesso gestionale differiscono del triplo?

Quasi sempre perché descrivono progetti diversi. Il più basso di solito esclude l'analisi, la migrazione dei dati e la formazione, oppure prevede una personalizzazione di un prodotto esistente invece di un sistema vostro. Il confronto ha senso solo a parità di perimetro scritto.

Si può pagare a rate?

Sì, e non solo dividendo il compenso in tranche. Esistono strumenti di finanziamento che permettono di far partire il progetto anticipando una frazione del budget e rimborsando in mensilità; noi ne usiamo uno fino a ventiquattro mesi.

Quanto tempo ci vuole?

Per la prima fascia, due o tre mesi. Per la seconda, dai quattro agli otto. Per la terza si ragiona in trimestri. In tutti i casi la prima versione utile arriva molto prima di quella completa, ed è quello che conta: un sistema in uso genera le informazioni che servono a costruire il resto.

Il codice è nostro?

Con noi sì, ed è scritto nel contratto. È una domanda che va fatta a chiunque, prima di firmare: se la risposta non è immediata e chiara, è già la risposta.

In sintesi

Un gestionale su misura serio parte dai quindici o ventimila euro per un processo e arriva facilmente oltre i cinquanta per un sistema completo, con un primo anno che aggiunge il 15-20%. Un quarto del budget si spende prima di programmare e un terzo dopo aver programmato: la fascia centrale, quella che tutti immaginano come «il progetto», è meno della metà.

Se volete un ordine di grandezza sul vostro caso, bastano tre cose: quale processo vi costa più tempo oggi, con quali sistemi dovrebbe parlare e quante persone lo userebbero. Si parte da una conversazione.